Có quá nhiều loại bìa hồ sơ trên thị trường làm cho bạn phân vân không biết nên chọn loại bìa đựng hồ sơ nào phù hợp với công việc hiện tại. Nó vốn dĩ là cùng 1 tên gọi, vì có rất nhiều loại bìa dùng trong văn phòng, bìa lá, bìa lỗ, bìa 3 dây, bìa accor,... để gọi chung nó là 1 loại gì trong văn phòng, ta gọi chung là bìa đựng hồ sơ, File đựng tài liệu hay bìa hồ sơ. Để giúp bạn hiểu rõ hơn về những bìa này, Văn Phòng Phẩm Kim Biên Toàn Cầu sau đây sẽ giải đáp thắc mắc của các bạn bằng những kiến thức cơ bản nhất về bìa hồ sơ.
Vậy bìa đừng hồ sơ là gì?
File hồ sơ đa số làm từ chất liệu bìa giấy cứng, dùng để kẹp giữ, đựng và lưu trữ các loại hồ sơ tài liệu. Giá thành rẻ và chất lượng bền nên các loại file hồ sơ thường xuyên được nhiều người tiêu dùng lựa chọn. Là một trong số các văn phòng phẩm, được sử dụng trong văn phòng nhiều nhất. Không những vậy ở một số ngành nghề khác nhau cũng đều phải lựa chọn loại file hồ sơ phù hợp với yêu cầu công việc.
Phân loại các bìa đựng hồ sơ
Có khoảng 3 loại bìa đựng hồ sơ dựa trên số lượng giấy mà chúng có thể chứa được là lớn, trung bình, và nhỏ. Mỗi loại File hồ sơ có nhiều hãng khác nhau sản xuất cho nên suy ra kiểu dáng, chất liệu có loại khác nhau. Chúng ta sẽ tìm hiểu đặc điểm cụ thể của từng loại bìa đựng hồ sơ.
Bìa đựng hồ sơ loại đại:
Hiện nay khách hàng có thể chọn bìa còng của hãng Thiên Long, bìa còng của Plus – được sản xuất theo dây chuyền của Nhật, ngoài ra còn các hãng khác kingjim, Kokuyo, ABBA,...Để không gặp khó khăn trong việc lựa chọn, cần biết cách lắp đặt và sử dụng các loại file hồ sơ đúng cách. Các loại file hồ sơ có các kích thước khác nhau, như bìa còng cua simily có 3,5 F khổ F4, 3,5 F khổ A4.
- Ưu điểm của các loại file hồ sơ là tạo không gian làm việc chuyên nghiệp, các giấy tờ tài liệu được sắp xếp gọn gàng, dễ dàng khi tìm kiếm. Trong các loại file hồ sơ có nhóm bìa còng, bìa hộp, bìa 3 dây có ưu điểm:
1. Lưu trữ được số lượng hồ sơ, giấy tờ lớn nhất.
2. Bìa giấy bên ngoài được làm tương đối chắc chắn.
3. Lớp simily bọc bên ngoài bìa làm tăng độ bền trong quá trình sử dụng.
- Một số hạn chế cần lưu ý khi sử dụng nhóm file hồ sơ này:
1. Phù hợp khi được đặt tại một nơi cố định như tủ đựng và các ngăn kéo lưu trữ hồ sơ.
2. Các loại bìa còng thì giấy tờ tài liệu cần được đục lỗ trước khi lưu trữ.
3. Đựng lượng hồ sơ lớn nên khó khăn trong việc mang theo di chuyển.
4. Giá thành cao nhất so với các loại file hồ sơ khác.
Tuy là có những hạn chế, nhưng bìa còng, bìa hộp, bìa 3 dây được nhiều người khách hàng lựa chọn, đặc biệt trong các bộ phận văn thư, lưu trữ tiếp nhận hồ sơ, bộ phận kế toán...không thể thiếu loại văn phòng phẩm này.
Bìa hồ sơ trung bình và tiểu:
Các văn phòng tại các cơ sở làm việc, hàng ngày phải làm việc với các hóa đơn, chứng từ, giấy tờ, giấy biên nhận, đơn hàng,... Khi cần chữ ký hoặc xác nhận của cấp trên thì không thể đem từng tờ một nền bìa lỗ bìa nhiều lá phát huy công dụng của chúng, các giấy tờ không bị lộn xộn, được sắp xếp từng file theo từng ngày.
- Gồm có bìa lá, bìa kiếng, bìa trình kí, bìa nút có những ưu điểm chung như sau:
1. Để lưu một lượng hồ sơ, giấy tờ số lượng vừa phải theo mức trung bình.
2. Khối lượng nhẹ, tiện dụng đem theo trong khi di chuyển nhiều nơi.
3. Nhiều màu sắc đẹp mắt, chất liệu nhựa pp bền.
- Tuy nhiên mỗi loại sản phẩm trong nhóm file hồ sơ này cũng có những hạn chế riêng cần lưu ý:
1. Nhiều khách hàng thường nhầm tên giữa 2 loại sản phẩm file hồ sơ, cần biết cách phân biệt bìa lá và bìa lỗ.
2. Bìa kiếng để bọc bên ngoài cuốn sách, xấp tài liệu được đóng chắc ở phần gáy, không dùng trong trường hợp các giấy tờ rời rạc.
3. Bìa nút có các khổ A4, F4 : có nút nhựa ghim lại chắc chắn, đảm bảo các giấy tờ, hồ sơ không bị rơi rớt trong khi di chuyển.
4. Bìa trình ký có kẹp inox giúp các tờ giấy được giữ cố định, được sử dụng cho các bản vẽ kĩ thuật rất phù hợp. Bìa trình ký đôi có thêm chỗ để card visit tiện lợi hơn so với bìa trình ký đơn.
Đó là những gì bạn cần biết cơ bản về bìa hồ sơ nhất, bìa hồ sơ thật sự rất cần thiết cho các văn phòng công ty làm nhiệm vụ chủ yếu là phân loại hồ sơ và bảo quản hồ sơ. Ngoài những bìa hồ sơ cần có trên bàn làm việc Văn Phòng Phẩm Kim Biên Toàn Cầu còn chuyên cung cấp các loại văn phòng phẩm khác với chất lượng tốt và giá thành rẻ, hãy liên hệ với chung tôi để đặt hàng hàng và được tư vấn trực tiếp.
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ KIM BIÊN
- VP: 525/46 Tô Hiến Thành , Phường 14, Quận 10, Tp. Hồ Chí Minh
- Địa chỉ: 258/21 Dương Bá Trạc, Phường 2, Quận 8, Tp.Hồ Chí Minh
- Điện thoại - Zalo tư vấn: 0906 86 0038 - Mrs Hiền
- Mã số thuế: 031482xxxx
- Email: thuyhien1click@gmail.com
- Website: kimbientoancau.com/
Xin trân trọng cảm ơn.
